هزینه های ناشی از تاخیر پروژه

وقتی پروژه به اجزای کوچکتر و نهایتاً فعالیتها تقسیم می گردد و تک تک آنها قبل از اجرا، زمانبندی می شوند ناخودآگاه تعهدی نسبت به انجام فعالیتها طبق برنامه زمانبندی در تیم پروژه ایجاد می شود. که این تعهد خود مانع از به تأخیر افتادن پروژه می گردد.

مهمترین رسالت مدیریت پروژه ایجاد تعهد و مسئولیت در قبال برنامه زمانبندی است که مانع از به تأخیر افتادن پروژه و هزینه های مرتبط می گردد.

تأخير در اتمام به موقع پروژه، هزینه هایی را به همراه خواهد داشت که به قرار زیرند:

1- هزینه دیر رسیدن به بهره برداری یا سود از دست رفته

در مورد پروژه ساختمان ده واحده فرض کنید اگر این پروژه در زمان مقرر (فرضاً تا آخر سال قبلی) تکمیل شده بود قادر بودیم هر واحد آن را ماهیانه ۲ میلیون تومان کرایه دهیم. بنابراین هر ماه که احداث این ساختمان به تعویق افتد ما ۲۰ میلیون تومان سود از دست رفته خواهیم داشت. این هزینه در مورد یک واحد تولیدی یا صنعتی فراتر از حد تصور است.

نکته 1-3: فقط در پروژه های کلان فازهای ٦، ۷ و ۸ پارس جنوبی به ازاء هر روز تأخیر در بهره برداری از پروژه، کشور زیانی معادل ۵،۱۹۰،۰۰۰ دلار متحمل می شود.

ارزش تولید نفت و گاز ایران سالیانه ۲۱۷ میلیارد دلار است یعنی روزانه ٦٠٠ میلیون دلار یعنی با درآمد یک روز آن میتوان دو نیروگاه اتمی ۵۰۰ مگاواتی برابر نیروگاه اتمی بوشهر ساخت. با درآمد ۵ روز آن میتوان یارانه نقدی کل کسانیکه ثبت نام کردهاند را پرداخت نمود. با درآمد یک هفته آن می می توان توان ۱۰٤ هواپیمای ایرباس جدید خرید. با درآمد یک روز و نیم آن ورزشگاهی ساخت که شایسته برگزاری المپیک لندن باشد بنابراین اگر پروژه های بزرگ چند ماه زودتر به بهره برداری برسند اثر تعیین کننده ای در اقتصاد کشور خواهند داشت .

۲- هزینه ناشی از گران شدن منابع تجدید ناپذیر (تجهیزات خریدنی و مصالح)

از طرفی اگر پروژه یک سال به تعویق افتد، تجهیزاتی که در کار نصب می شوند و مواد مصرفی (و هزینه حمل آنها) مانند سیمان، گچ، آجر، آهن آلات و … گران خواهند شد. در مورد پروژه ساختمان ده واحده فرض کنید با توجه به نرخ تورم، مجبور شویم ادامه پروژه را با صرف ٣٦ میلیون تومان بیشتر تا پایان سال جدید به اتمام برسانیم. اگر مبلغ فوق را به ۱۲ ماه سرشکن کنیم، هر ماه ۳ میلیون تومان نیز از بابت گران شدن منابع مصرفی ضرر خواهیم کرد.

۳- افزایش هزینه منابع تجدید پذیر یا کاری (نیروی انسانی و ماشین آلات)

بطور کلی منابع کاری به دو بخش نیروی انسانی و ماشین آلات تقسیم می شوند. اگر پروژه به تاخیر افتد ممکن است هزینه بکارگیری منابع کاری که شامل دستمزد نیروی انسانی و هزینه بکارگیری ماشین آلات است افزایش یابد. برای مثال در ساختمان ۱۰ واحده، هزینه منابع نیروی انسانی می تواند شامل افزایش دستمزد، بنا، کارگر، مهندس، ناظر، برقکار، گچکار و … بوده و در مورد منابع ماشینی شامل اجاره بتونیر، بالابر و انرژی مصرفی مربوط به آنها باشد. فرض کنید افزایش این هزینه نیز برای یکسال تأخیر پروژه ساخت ساختمان، ۱۲ میلیون تومان باشد که اگر بر حسب ۱۲ ماه سرشکن شود سهم هر ماه ۱ میلیون تومان خواهد شد.

4- هزینه تمدید مجوزها و پیمان نامه ها

اگر تکمیل پروژه به تاخیر افتد ممکن است برخی از مجوزها باطل شده و نیاز به تمدید آنها باشد. تمدید مجوزها معمولاً با شرایط هزینه ای جدید صورت می گیرد. از طرفی در یک پروژه مسئولیت انجام و تحویل بعضی از بسته های کاری به پیمانکاران بیرونی برون سپاری می شود. اگر پروژه به تأخیر افتد شرایط این پیمان نامه ها نیز عوض شده و ممکن است با هزینه بالاتری امکان پذیرباشد. برای مثال در مورد ساختمان ۱۰ واحده اگر به سال بعد منتهی شود جواز شهرداری باطل می شود. هزینه مجوز انشعاب آب و برق افزایش می یابد. اگر فرضاً مسئولیت اجرای اسکلت فلزی به یک پیمانکار بیرونی برون سپاری شده باشد شرایط هزینه ای قرارداد تغییر می کند و …

فرض کنید مجموع این هزینه ها در مورد ساختمان ۱۰ واحده به ازاء یک سال تاخیر پروژه ٦ میلیون تومان باشد که سهم هر ماه ۵۰۰،۰۰۰ تومان می شود.

۵- هزینه بهره سرمایه صرف شده

با توجه به ارزش زمانی پول اگر پروژه متوقف شده یا به تأخیر افتد به سرمایه صرف شده آن هزینه بهره تعلق می گیرد زیرا این سرمایه می توانست در جای دیگری که به سوددهی آن با نرخ بهره i% اطمینان داریم صرف شود. برای مثال، پروژه احداث یک نیروگاه را در نظر بگیرید که سرمایه اولیه آن از طریق فروش اوراق مشارکت با نرخ بهره سالیانه %۱۸ تأمین شده است. بنابراین به ازاء هر یک سال که تکمیل این پروژه به تعویق افتد %۱۸ مبلغ سرمایه اولیه باید هزینه بهره اضافی پرداخت شود. اگر در مورد ساختمان ۱۰ واحده تا کنون ۱۰۰میلیون تومان خرج کرده باشیم و حداقل نرخ جذب کننده قابل قبول 12%MARR=  باشد، در این صورت اگر پروژه یک سال به تأخیر افتد حداقل ۱۲ میلیون تومان ضرر خواهیم کرد. این ضرر بخاطر ارزش زمانی پول است. اگر بندهای ۱ تا ۵ را در مورد مثال ساختمان ۱۰ واحده به ازاء ۱ ماه تأخیر پروژه حساب کنیم خواهیم داشت:

25،500،000 = 20،000،000 + 3،000،000 + 1،000،000 + 500،000 + 1،000،000

یعنی به ازاء هر یک ماه که این پروژه به تأخیر افتد ما ۲۵ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان ضرر خواهیم کرد. البته در مورد بعضی پروژه ها مثل ساختمان ممکن است تصور شود که با به تأخیر افتادن تکمیل پروژه محصول آن که آپارتمان باشد، گرانتر شده و به نفع ما خواهد بود. این مسئله منافاتی با اتمام به موقع پروژه نداشته و باز بهتر است در موعد مقرر پروژه تکمیل شده و با آنالیز اقتصاد مهندسی زمان فروش آن را تحلیل نمود. رقم تقریبی محاسبه شده واقعاً اتفاق می افتد و در تحلیل آن بزرگنمائی صورت نگرفته است. اما از آنجایی که آیتم های هزینه ای فوق بیشتر در اثر فرصتهای از دست رفته رخ می دهد و مبلغ نقدینگی کمی بابت آنها پرداخت می شود در نظر مدیران نامشهود جلوه می کند به همین خاطر ممکن است عملاً توجه زیادی به آنها نکنند. پس تأخیر در اتمام به موقع پروژه هزینه زاست. متأسفانه متوسط زمان تأخیر پروژه ها در ایران بسیار فراتر از حد جهانی است بنابراین هزینه ناشی از آن قابل ملاحظه خواهد بود.

نکته ١-٤ : بر اساس آمار انتشار یافته سازمان مدیریت و برنامه ریزی در سال ۸۰ متوسط زمان اتمام پروژه های ملی در کشور نزدیک به ۲/۲۲ برابر زمان پیش بینی شده بوده است.

تأخیر پروژه واقعاً هزینه زاست اما از آنجائیکه آیتم های هزینه ای فوق نامشهود بوده و مبلغ نقدینگی بابت آنها پرداخت نمی شود در نظر مدیران نامحسوس جلوه می کند به همین خاطر ممکن است عملاً توجه زیادی به آنها نکنند بنابراین اگر شما به عنوان مدیر پروژه قصد پیاده سازی تکنیک های مدیریت پروژه را دارید اولین و بهترین کار این است که با مانیتور کردن این هزینه ها، نظر مدیران ارشد را جلب نموده تا از حمایت آنان بهره مند شوید.

علاوه بر هزینه های کمی فوق، ضررهای دیگری نیز در اثر تأخیر پروژه اتفاق می افتد که بیشتر کیفی بوده که برخی از آنها به قرار زیرند:

۶- ضرر از دست دادن بازار رقابت

با به تأخیر افتادن تکمیل پروژه و شروع بهره برداری از آن، رقبا وارد عرصه رقابت شده و محصول خود را زودتر به بازار معرفی می کنند. در مورد حوزه مشترک پارس جنوبی، اگر چه ایران و قطر بطور همزمان از سال ۱۹۹۲ میلادی به ذخائر این حوزه پی بردند اما ٢٤ فاز قطر در حال حاضر با ظرفیت ۱۰۰ % در حال بهره برداری است ولی حداکثر ۱۰ فاز ایران با ظرفیت کمتر از اسمی کار می کنند. به علاوه قطر با احداث چاه های افقی از منابع ما نیز استفاده می کند. در سالهای اخیر ما با تاکید بر داشتن انرژی هسته ای، این ثروت و گنج عظیم ملی را تقدیم قطر کردیم.

نکته ١-٦: تأخیر در طرح های انرژی پارس جنوبی باعث شده کشور قطر ٤ برابر ایران از این حوزه مشترک گاز برداشت کند (ص ٤ روزنامه همشهری 29/۳/1385)

۷- با به تعویق افتادن تکمیل پروژه ممکن است پروژه غیراقتصادی شود

قبل از اینکه فرایندهای مدیریت پروژه در مورد یک پروژه خاص آغاز شود لازم است به وسیله تکنیک های ارزیابی اقتصادی و مهندسی ارزش، اقتصادی بودن پروژه با توجه به هزینه ها و درآمدهای پیش بینی شده بررسی شود. اگر پروژه اقتصادی تشخیص داده شد، برنامه ریزی و اجرای آن توصیه می شود. حال اگر به هر دلیل پروژه به تأخیر افتد با توجه به بندهای فوق هزینه های پیش بینی شده تغییر می کنند. از طرفی درآمدهای پیش بینی شده چون دیرتر اتفاق می افتند ارزش زمانی آنها در سال صفر کمتر می شود.

8- ضرر ناشی از عدم اشتغال زایی در کشور

اگر پروژه به تأخیر افتد شروع به بهره برداری از آن نیز به تأخیر خواهد افتاد. در نتیجه پتانسیل اشتغال زایی افرادی که می توانستند برای بهره برداری یا تولید استخدام شوند، مختل شده و عواقبی چون جرم، جنایت و … که محصول بیکاری است را به همراه خواهد داشت.

9- ضرر ناشی از کاهش درآمد دولت و رفاه اجتماعی مردم

می دانیم درآمد دولت از سود یا مالیات حاصل از بهره برداری پروژه ها تشکیل شده است. بنابراین از درآمد پروژه های سود آور است که می توان پروژه های رفاهی، فرهنگی و اجتماعی را راه اندازی کرد. برای مثال با درآمد فقط چند روز از یک پروژه نفتی می توان چهره یک شهر را از نظر اجرای پروژه های رفاهی نظیر پارک، فضای سبز، ورزشگاه، امکانات تفریحی و … تغییر داد. در نتیجه این تغییر، امید به زندگی در افراد جامعه افزایش یافته و مردم از پویایی بالاتری برخوردار خواهند شد. پس تأخیر دائمی پروژه ها در نگاه کلان سبب كاهش درآمد دولت و رفاه اجتماعی می گردد.